Partenaire technique pour agences événementielles

Vous êtes une agence événementielle.

Votre rôle est d’imaginer l’événement, de conseiller votre client, de gérer la production, les contenus, les prestataires et les milliers de détails qui feront que tout fonctionne le jour J.

Et parfois, au milieu de tout cela, votre client vous demande :

« On pourrait avoir un site d’inscription ? »

Puis :

« Et une application pour les participants ? »

Puis :

« Il faudrait aussi que les badges soient générés automatiquement. »

Puis :

« Est-ce qu’on peut scanner les invités à l’entrée, avoir les informations en temps réel dans le back-office, gérer des profils VIP différents, envoyer des notifications et modifier le programme au dernier moment ? »

À ce stade, ce n’est plus vraiment un site ou une application.

C’est devenu un projet technique à part entière.

Arkone accompagne les agences événementielles comme partenaire technique en marque blanche, pour concevoir et développer les outils numériques dont elles ont besoin pour leurs événements et ceux de leurs clients.

L’équipe Arkone en régie pendant un événement

Notre rôle n’est pas de prendre votre place.

Au contraire.

Vous restez l’agence de votre client, vous gardez votre relation commerciale et nous intervenons derrière vous comme l’équipe technique capable de transformer une idée, un besoin métier ou parfois un joyeux fichier Excel de 28 onglets en une solution réellement exploitable.

Site d’inscription, application mobile, badges, contrôle d’accès, back-office organisateur, gestion des participants, algorithmes de répartition, notifications, statistiques en temps réel…

Nous pouvons intervenir sur une seule brique ou prendre en charge tout le dispositif technique de l’événement.

Une équipe technique pour développer les outils de vos clients

Tous les événements n’ont évidemment pas besoin de la même plateforme.

Une convention de 300 personnes n’a pas les mêmes contraintes qu’un salon accueillant plusieurs milliers de participants, qu’un congrès international ou qu’un événement impliquant des dizaines de profils différents.

C’est précisément pour cela que nous travaillons principalement sur des solutions sur mesure.

Site et plateforme d’inscription

Nous pouvons développer le site d’inscription de l’événement avec, selon le projet :

Fonctionnalités et détails

inscription publique ou sur invitation
connexion avec un identifiant ou un code personnel
formulaires différents selon le profil du participant
invitations personnalisées
inscriptions accompagnants
choix d’activités
choix de restaurants ou de créneaux
gestion des transports
hébergement
informations alimentaires
paiement
génération automatique de documents
emails transactionnels
campagnes de relance.

L’objectif est simple : éviter que votre équipe passe les semaines précédant l’événement à consolider manuellement des informations dispersées entre plusieurs fichiers.

Badges et contrôle d’accès

Nous développons également les dispositifs permettant d’accueillir les participants sur place :

Fonctionnalités et détails

génération de QR codes uniques
badges personnalisés
impression sur place
contrôle d’accès
scan des participants
gestion de différentes zones d'accréditation
suivi des présences en temps réel
contrôle des accès VIP
utilisation possible sur plusieurs terminaux.

Les informations remontent directement dans le back-office organisateur.

Vous pouvez ainsi savoir combien de participants sont arrivés, identifier les personnes encore attendues ou gérer des accès spécifiques sans recompter manuellement des listes imprimées.

Application mobile participant

Une application événementielle peut devenir le point d’entrée principal du participant pendant toute la durée de l’événement.

Fonctionnalités et détails

Nous développons notamment :

programme général ou personnalisé
informations pratiques
plans
notifications push
actualités
galeries photos
networking
chats
questions pendant une plénière
votes
quiz
jeux
challenges
visites de stands
QR codes
contenus débloqués progressivement
choix d’activités
informations de transport
informations personnalisées selon le participant.

Et surtout : nous n’essayons pas de faire rentrer votre événement dans une application préexistante.

Nous réfléchissons dans l’autre sens.

Quel est le fonctionnement de votre événement ?

Puis nous construisons l’outil autour.

Back-office organisateur et données en temps réel

La partie visible par les participants n’est souvent qu’une moitié du projet.

Fonctionnalités et détails

Derrière, nous développons les outils permettant aux équipes de réellement piloter l’événement :

nombre d’inscrits
profils des participants
présence sur place
affectations
listes d’attente
choix d’activités
transports
hébergements
restauration
exports personnalisés
statistiques
envoi d’emails
notifications
gestion des contenus de l'application
modifications du programme
droits utilisateurs.

Le back-office peut également être utilisé par différents prestataires : agence, accueil, transporteur, hôtel, restaurateur ou équipes techniques, chacun avec uniquement les informations dont il a besoin.

Une vraie marque blanche : votre marque devant le client, pas la nôtre

C’est probablement le point le plus important lorsque nous travaillons avec une agence.

Nous ne cherchons pas à récupérer votre client.

Arkone peut intervenir totalement en marque blanche.

L’application peut porter le nom de l’événement.
Le site peut être installé sur son propre nom de domaine.
Les emails utilisent l’identité graphique du projet.
Le back-office reprend les couleurs et les éléments visuels définis ensemble.

Et lorsqu’un participant utilise la solution, il n’a aucune raison de connaître Arkone.

Équipe technique lors de WorldSkills Lyon 2024

Selon votre manière de travailler, nous pouvons également adapter notre présence face au client final.

Dans certains projets, l’agence préfère nous présenter ouvertement comme son partenaire technique.

Dans d’autres, nous intervenons uniquement en arrière-plan et tous les échanges restent centralisés par l’agence.

Les deux fonctionnent.

C’est vous qui choisissez.

Notre métier est de faire fonctionner la technique, pas de nous installer au milieu de votre relation commerciale.

Et si quelque chose se passe mal le jour J ?

C’est précisément le moment où vous découvrez la différence entre acheter un logiciel et travailler avec une équipe technique.

Un événement n’est pas une plateforme SaaS utilisée tranquillement depuis un bureau.

Les deux cofondateurs d’Arkone sur le terrain au Forum Point S

À 8 h 30, 600 personnes peuvent arriver presque simultanément.
À 9 h 12, le programme prévu à 11 h peut être déplacé.
À 13 h, une nouvelle liste VIP peut arriver.
À 16 h, le Wi-Fi d'une zone peut décider qu'il n'a plus particulièrement envie de collaborer avec vous.
Et à 18 h 03, quelqu’un peut demander :
« Est-ce qu’on pourrait finalement envoyer une notification uniquement aux personnes du groupe B qui ne se sont pas encore présentées ? »

Nous connaissons ce fonctionnement.

C’est pourquoi Arkone peut être présent directement sur le lieu de l’événement, aux côtés de vos équipes.

Nous pouvons préparer le matériel, tester les accès, accompagner les équipes d’accueil, superviser les outils, surveiller les données et intervenir immédiatement lorsqu’une situation imprévue apparaît.

Nos développeurs connaissent les plateformes qu’ils utilisent puisqu’ils les ont eux-mêmes développées.

Il n’y a donc pas un support de niveau 1 qui ouvre un ticket pour transmettre le problème à quelqu’un d’autre.

Lorsque c’est nécessaire, nous pouvons regarder directement ce qu’il se passe et agir.

Pour une agence, cela signifie également quelque chose de très simple : vous n’avez pas à devenir experts techniques de notre solution pour pouvoir la proposer à votre client.

Comment se déroule un projet avec Arkone ?

Il n’existe pas vraiment de projet événementiel type, mais notre méthode reste généralement la même.

Vous nous présentez l’événement

Nombre de participants, dates, profils, parcours d'inscription, contraintes logistiques, fonctionnalités envisagées et évidemment budget.

À ce stade, tout n’a pas besoin d’être parfaitement défini.

Très souvent, notre travail consiste justement à transformer un besoin métier en solution technique.

Nous auditons le besoin

Toutes les idées ne nécessitent pas forcément du développement.

Et certaines demandes apparemment simples cachent au contraire une vraie complexité opérationnelle.

Nous essayons donc de comprendre pourquoi une fonctionnalité est demandée avant de définir comment la construire.

Cela permet parfois de simplifier considérablement le projet.

Nous définissons les différentes briques

Site d’inscription
Back-office
Application mobile
Gestion des données
QR codes
Badges
Algorithmes
Interfaces destinées aux équipes terrain
Emails
Notifications

Nous définissons ensemble ce qui doit être développé spécifiquement et ce qui peut être repris de solutions que nous avons déjà produites.

Design et développement

Nous pouvons travailler à partir de la direction artistique fournie par votre agence ou prendre également en charge la conception UX/UI.

L'objectif reste le même : le participant doit avoir l'impression d'utiliser l'outil de l'événement, pas un logiciel générique sur lequel votre logo aurait été ajouté.

Tests et recette

Avant l’ouverture, nous testons les différents parcours et cas particuliers :

inscription, modification d'informations, QR codes, droits, imports, exports, application, fonctionnement des comptes, campagnes d'emails et remontées dans le back-office.

Mise en ligne et accompagnement

Une fois les outils ouverts aux participants, nous restons disponibles pour accompagner vos équipes jusqu’à l’événement.

Et lorsqu’un projet revient l’année suivante, nous ne recommençons évidemment pas tout depuis zéro.

La plateforme peut évoluer.

C’est même l’un des avantages les plus importants d’une solution construite avec une agence sur plusieurs éditions.

Quelques projets événementiels déjà réalisés

Notre expérience événementielle ne repose pas sur une plateforme théorique.

Les outils que nous développons ont déjà été utilisés dans des conditions réelles : inscriptions, contrôle d'accès, événements internationaux, applications mobiles et dispositifs accueillant plusieurs milliers d'utilisateurs.

Cas n°1 – Plus de 6 000 personnes à accréditer pour le Village Rugby

Pour le Village Rugby organisé à Paris pendant la Coupe du Monde 2023, Arkone a développé un dispositif destiné à la gestion de plus de 6 000 staffs.

Inscription, accréditation, QR codes et contrôle d’accès permettaient de centraliser les informations et de vérifier les profils directement sur le terrain.

La difficulté n’était donc pas simplement de créer un formulaire.

Il fallait concevoir un outil capable de rester exploitable lorsque plusieurs milliers de personnes, profils et accès devaient être administrés dans un contexte événementiel réel.

Le Village Rugby s’est déroulé du 8 septembre au 28 octobre 2023, soit plus de sept semaines d’exploitation de l'événement.

Volume :plus de 6 000 staffs

Exploitation événementielle :51 jours

Durée d’accompagnement en amont :6 mois

Cas n°2 – Coca-Cola / Relais de la Flamme : un dispositif sur mesure livré en urgence

Pour Coca-Cola et le Relais de la Flamme, Arkone a conçu un dispositif numérique sur mesure pour gérer les invités sur plusieurs lieux VIP autour du Vieux-Port de Marseille.

Le projet réunissait plusieurs briques :

une application multi-profils
un système de scans
un site d’inscription
un algorithme de répartition automatique des invités sur plusieurs lieux VIP

Réalisé en urgence totale, le dispositif a été livré dans les temps, en deux semaines et demie.

Délai de réalisation :2 semaines et demie

Dispositif :Application, scans et inscription

Cas n°3 – Congrès / Forum Point S : une solution sur mesure qui évolue à chaque édition

Depuis septembre 2021, Arkone accompagne Point S lors de ses congrès et forums avec des outils numériques sur mesure, adaptés aux besoins de chaque édition.

Pour les congrès, en France comme à l’international, les dispositifs associent selon les éditions un site d’inscription personnalisé, une application dédiée, un back-office et des algorithmes de placement. Chaque nouvel événement bénéficie des outils et de l’expérience acquis lors des précédents.

Pour les forums, notamment au Parc Floral et à Lyon, les applications pour les participants et les stands facilitent les scans et les interactions. La gestion en direct et les plans de table dynamiques aident les équipes à piloter l’événement, avec un accompagnement sur place par Arkone.

Cette collaboration dans la durée témoigne de la confiance renouvelée de Point S et permet de faire évoluer les solutions pour les prochaines éditions.

Collaboration active depuis :Septembre 2021

Dispositif :Inscription, applications, back-office, placement et scans

Cas n°4 – 700 participants et une gestion complète des inscriptions

Pour les 60 ans d’Unigrains, Arkone a accompagné le dispositif digital d’un événement réunissant environ 700 participants.

La solution comprenait notamment :

le site d’inscription ;
les campagnes d’emailing ;
des invitations personnalisées ;
la gestion des participants ;
les plans de table ;
des QR codes individuels ;
le scan des invités à leur arrivée.

Le projet permettait ainsi de conserver une donnée cohérente depuis l’invitation jusqu’à l’arrivée physique du participant sur l’événement.

Volume :700 participants

Dispositif :Inscription, invitations et scans

Vous cherchez un partenaire technique plutôt qu'un logiciel supplémentaire ?

C’est probablement la meilleure façon de résumer notre positionnement.

Nous avons évidemment déjà développé de nombreuses briques réutilisables.

Nous n’avons aucun intérêt à recoder pour la vingt-cinquième fois un système de QR code ou une interface de gestion d’inscrits.

Cela permet d’aller vite et de garder des budgets raisonnables.

Mais nous ne voulons pas non plus vous expliquer que votre événement doit changer son fonctionnement parce que notre logiciel ne possède que trois boutons.

Nous réutilisons ce qui peut l’être et développons ce qui doit réellement être spécifique.

Arkone en atelier de travail avec l’équipe WanderMeet

Arkone accompagne les équipes sur le terrain pendant le Forum Point S

Pour une agence événementielle, cela permet d’avoir une équipe technique capable d’intervenir sur plusieurs projets sans repartir systématiquement de zéro.

Et plus nous travaillons ensemble, plus cela devient simple.

Nous apprenons votre manière de produire les événements.

Vous connaissez notre manière de travailler.

Certaines briques peuvent être reprises d’un événement à l’autre.

Et nous devenons progressivement votre pôle technique externalisé plutôt qu’un nouveau prestataire à briefer à chaque projet.

FAQ – Travailler avec Arkone en marque blanche

Votre nom apparaît-il quelque part auprès de notre client ?

Pas nécessairement.

Nous pouvons travailler totalement en marque blanche : votre identité ou celle de votre client apparaît sur les outils tandis qu’Arkone reste en arrière-plan.

Si vous souhaitez au contraire nous présenter comme votre partenaire technique, c’est également possible.

Nous adaptons simplement notre positionnement à votre manière de travailler avec votre client.

Combien de temps faut-il pour développer une application événementielle ?

Cela dépend énormément du projet.

Une application basée sur des briques que nous avons déjà développées peut être mise en place beaucoup plus rapidement qu’un dispositif comprenant inscription complexe, algorithmes, plusieurs profils utilisateurs, back-office et fonctionnalités totalement spécifiques.

Le plus efficace est généralement de nous donner la date de l’événement, même lorsque le cahier des charges n’est pas encore terminé.

Nous pouvons alors déterminer ce qui est réaliste, prioriser les fonctionnalités et organiser le développement en conséquence.

Et oui, nous avons l’habitude des calendriers événementiels où la date du jour J, elle, ne bougera pas.

Pouvez-vous être présents sur place pendant l’événement ?

Oui.

Nous intervenons régulièrement directement sur les événements.

Cette présence peut aller de l’installation et des tests avant ouverture jusqu’à une véritable régie technique pendant l’événement.

Nous pouvons également former les équipes d’accueil à l’utilisation des outils et rester disponibles pour effectuer des modifications en temps réel.

Qui garde les données des participants ?

Ce point est défini avec l’agence et l’organisateur dans le cadre du projet.

Dans la configuration la plus courante, l’organisateur reste responsable du traitement des données et Arkone intervient comme prestataire technique / sous-traitant dans le cadre du RGPD.

Les modalités d’hébergement, d’accès, de conservation et de suppression des données sont définies selon les besoins du projet.

Et surtout : nous ne constituons pas une base marketing parallèle avec les participants de vos événements.

Peut-on reprendre une solution développée pour un précédent événement ?

Oui, et c’est même souvent l’objectif.

Si nous avons déjà développé avec vous une application, un système d’inscription ou un back-office, nous pouvons reprendre cette base pour une nouvelle édition et la faire évoluer.

Cela permet généralement de réduire les délais et le coût des éditions suivantes tout en conservant la possibilité d’ajouter de nouvelles fonctionnalités.

Plusieurs de nos collaborations événementielles se poursuivent ainsi sur plusieurs années.

Comment fonctionne la facturation lorsque vous travaillez avec une agence ?

Nous nous adaptons au fonctionnement de l’agence.

Nous pouvons vous facturer directement notre prestation technique, libre à vous ensuite de l’intégrer dans votre proposition commerciale globale.

Nous pouvons également distinguer clairement les coûts de conception, développement, exploitation, présence terrain ou maintenance afin que vous puissiez construire votre propre offre.

Notre objectif est que le modèle commercial reste simple et lisible pour vous.

Sébastien et Valentin, cofondateurs d’Arkone

Parlons de votre prochain événement

Vous avez un appel d’offres en cours ?

Un client vient de vous demander une application alors que ce n’était absolument pas prévu dans le devis initial ?

Vous cherchez quelqu’un capable de prendre en charge toute la partie inscription, application et contrôle d’accès ?

Ou vous voulez simplement savoir si une idée un peu étrange est techniquement réalisable avant de la proposer à votre client ?

Parlons-en.

Même lorsque le besoin n’est pas encore parfaitement défini, nous pouvons vous aider à cadrer la partie technique et à déterminer rapidement ce qui est possible.

Arkone – Développement web, mobile et solutions événementielles sur mesure

Contactez-nous pour nous présenter votre événement ou nous transmettre votre cahier des charges.

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